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档案管理办法

发布时间: (2011-11-21)

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第一章总则

 

第一条为全面提高档案管理水平,加强集团档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》,结合集团现状,特制定本办法。

 

第二条本办法中档案包括具有参考和保存价值的各种文字、图表、声像等各类信息资料。

 

第三条集团档案由办公室统一管理。

 

第二章归档范围

 

第四条集团与相关单位来往的信件、文件、协议与合同等资料。

 

第五条集团会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构和人员调整、任免、奖罚及公司的规章制度等)。

 

第六条集团的计划、规划、统计数据、预决算和工作总结。

 

第七条有利于集团发展的其他文件资料。 

 

第三章归档要求

 

第八条文件资料归档须按照自然形成、历史联系的原则。

 

第九条案卷标题简明准确,并确立案卷保管期限。

 

第十条全部案卷统一排列并编写档号,逐卷登记,填写案卷目录。

 

第十一条中文直写版本右边装订,中文横写或外文文件左边装订。右边装订文件及其附件均对准右上角,左边装订文件对准左上角。

 

第四章档案的收集管理

 

第十二条集团档案管理由专人负责。

 

第十三条部门档案资料由经办人员负责收集;已处理的或领导已批存的文件由办公室负责整理并归档。

 

第十四条各部门所保管档案资料的类别和时间须经办公室审批,并将所存档的资料目录报办公室备案。

 

第五章档案分类及编号

 

第十五条档案分类案卷按部门、大类、小类三级分类。先按部门分类,再以案卷性质分为若干大类和小类。三级分类不够可增设“细类”;案卷不多仅使用“部门”及“大类”或“小类”。案卷须划分不同保密等级,并在档案袋的右上方标明。

 

第十六条档夹封面首页设“目次表”,案卷归档以一案一目次为原则,依次编号、登记。

 

第十七条档案分类名称须简明扼要,以表示档案内容为原则,统一范畴,不能笼统含糊。

 

第十八条编制档案分类编号表,分类名称用数字编号,按一定的次序排列。

 

第十九条档号须一案一号。档案叙述数事或一案归入多类者根据其主要类别编列档号。

 

第二十条档号自左而右编排。右方装订档案,须将档号填写于案卷首页的左上角,左方装订的填写于右上角。

 

第六章档案的归档和销毁

 

第二十一条档案每年清理一次,须归档的文件装订成册后及时归档。

 

第二十二条办公室鉴定失去价值的档案,报集团总经理批准后销毁。

 

第七章档案借阅

 

第二十三条借阅档案须填写申请单,经办公室批准后借阅。秘密级档案须经集团总经理批准后借阅。

 

第二十四条借阅档案须在档案室查阅,未经批准不得借出档案室。

 

第二十五条借阅期限不得超过一星期,到期必须归还。

 

第二十六条借阅人须爱护档案,确保档案安全,严禁涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借和损坏等,否则追究当事人责任。

 

第二十七条档案交还须当面查验点交清楚,发现遗失或损坏,立即报告领导,并追究当事人责任。

 

第二十八条非本集团人员借阅档案,须持有单位介绍信,经集团总经理批准后方可借阅,不得将档案带离档案室。

 

第二十九条档案内容的摘抄,须经总经理同意后,由办公室审查所摘抄的内容,再报总经理审核批准。

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