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文件管理制度

发布时间: (2011-11-21)

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第一章总则

 

第一条为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高收发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合集团实际,特制定本制度。

 

第二条本制度适用范围:各级政府、机关、企事业单位来文,集团上报、下发的各种文件、资料,子公司上报的文件。

 

第三条文件由办公室统一管理。

 

第二章收文的管理

 

第四条公文的签收。

签收文件须检查收文单位或收件人姓名。

签收文件须核对文件的份数、标题等内容,发现问题及时报告主管领导。

签收文件须签写姓名并注明时间。

 

第五条收到的文件须分类登记。登记内容包括:收文日期、编号、来文单位、文件主题。

 

第六条各类会议带回的文件和材料,在传达和汇报后交办公室保管,个人不得存放。

 

第七条文件须附“文件处理传阅单”,由办公室根据文件内容和性质,在当天或第二天分送领导阅签或送承办部门阅办;涉及到两个以上部门,按批示次序依次传阅。

 

第八条文件的传阅。传阅文件严格遵守传阅范围和详细规定,不得将保密范围内的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,不得将文件转借他人阅看。阅批文件一般不得超过两天,阅批后及时交给办公室,阅后应签名以示负责;有领导批示、拟办意见的,办公室应责成相关部门和人员办理有关事宜。

 

第三章发文的管理

 

第九条发文范围:以集团名义上报、下发的各类文件。

 

第十条办公室负责文件的上报下发,其它部门不得擅自向上、向下发送文件。

 

第十一条发文的程序。各职能部门发文须事先向办公室提出申请。办公室同意发文后,职能部门草拟文稿,且须在文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位和拟稿人。拟稿部门负责人核稿并签字。办公室调整文稿内容与格式,确定分发或报送份数,并报集团领导审批。领导审批后,方可发文。

 

第四章文件的借阅和清退

 

第十二条留用文件须办理借阅手续,明确责任人、借阅和归还时间。

 

第十三条借阅人不得翻印和复印文件,不允许拆卷和在文件上勾划,不得转借他人,绝密文件在指定地点阅读。

 

第十四条办公室定期收缴已处理的和限期清退的文件;文件丢失须及时查明原因和责任人,并向领导报告。

 

第五章文件的归档与销毁

 

第十五条文件原稿由办公室存档,并保持完好。

 

第十六条不具备存查价值的文件,经办公室主任审批后,方可销毁。销毁秘密文件应到指定场所,由两人以上监销,保证不丢失、不漏销。下发到各部门的无密级文件由其自行销毁,并向办公室上报销毁清单。

 

第十七条违反文件管理制度的,视情节轻重,由办公室提出对责任人的处理意见,经领导批示后处罚。无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;照明灯、电风扇、空调上无浮尘;衣柜、镜子上无浮尘、污迹,档案橱内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘,物品摆放整齐;桌椅摆放端正,各类座套干净整洁;计算机、打印机等设备保养良好,无灰尘、浮土;厕所墙面、地面、便池清洁干净,无杂物、无异味;花坛、绿地内无杂草、杂物。

 

第二十七条卫生清理实行部门责任制,部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生,由各部门负责日常保洁,公共卫生清理实行部门区域负责制。

 

第二十八条责任区卫生应定期清扫,集团办公室定期进行卫生检查。

 

第二十九条卫生工作,列入年终部门评比考核项目。

 

第三十条吸烟须在指定场所。工作场所内严禁随地吐痰,乱丢垃圾等。

 

第三十一条垃圾、污物、废物的清除,须合乎卫生要求。垃圾处理物须放置在规定场所或垃圾桶内。

 

第三十二条工作场所使用的器具、用品,须依规定放置。

 

第三十三条对违反本管理办法者及其所在部门,根据情节轻重,进行批评教育

或处罚。

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